a. Merencanakan
Dalam melakukan pemasaran menggunakan surat elektronik langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat perencanaan yang jelas, jelas disini artinya sesuai dengan target yang ingin dicapai.
Ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam perencanaan surat elektronik sebagai media pemasaran yaitu:
1) Tujuan. Tentukan tujuan pemasaranmenggunakan surat elektronik dan pastikan terukur. Sebagai contoh, jika sebuah toko ritel mengirimkan nawala kepada konsumen untuk mempromosikan diskon celana panjang sebesar 15% pada bulan januari, maka kalian harus mengetahui apakah tujuan sebenarnya dari pemasaran tersebut? Apakah untuk menjual lebih banyak celana panjang? atau untuk menjual produk yang lainnya. Jika demikian, produk yang mana, dan bagaimana Anda akan mengukurnya? Apakah peningkatan penjualan langsung berhubungan dengan nawala ?Mendefinisikan tujuan yang jelas dan terukur membuat Anda lebih mudah untuk menentukankeberhasilan pemasaran menggunakan surat elektronik.
Dalam membuat perencanaan kalian dapat menggunakan 5W 1H what, who, where, when, why, how.
2) Kesesuai antara strategi pemasaran online dan offline. Pastikan bahwa strategi online selaras dengan offline. Jika toko menjual baju renang dengan diskon 10%, pastikan bahwa promosi di toko sesuai dengan promosi yang ditawarkan secara online.
3) Konsistensi. Ketika merencanakan desain dan tata letak surat elektronik untukpemasaran, pentingdipikirkan tentang efek jangka panjang pada konsumen. Sebagai contoh, sebuah nawala bulanan harus memiliki konten baru tapi layout desain yang konsisten dari bulan ke bulan. Branding, logo dan warna harus sama di semua materi pemasaran.
4) Waktu dan frekuensi. Penting untuk mempertimbangkan gaya hidup target pasar(konsumen) pililah waktu yang tepat dalam mengirimkan surat elektronik komersial, sebaiknya hari kerja (senin sampai jumat)atau sebelum hari-hari besar/perayaan. Jika target pasarnya adalah perusahaan hari Selasa dan Kamis sebelum tengah hari dapat memberikan hasil yang lebih baikdaripada Senin pagi atau Jumat sore, karena saat itu target pasardisibukan oleh aktifitas pertama kerja atau berada di luar kantor.
Target yang ingin dicapai dalam pemasaran menggunakan surat elektronik dapat dikelompokkan menjadi 2 yaitu jangka pendek dan jangka panjang.
Untuk target jangka pendek, hal ini sejalan dengan tujuan surat elektronikpromosi yaitu:
a) Pengguna melakukan pembelian. b) Pengguna mengunduh whitepaper. c) Pengguna memintai informasi tambahan. Sedangkan untuk sasaran jangka panjang hal ini sejalan dengan tujuan surat elektronik nawala yang meliputi. a) Jumlah surat elektronik yang diakses/dibaca dari seluruh surat elektronik yang dikirim(Openrate)
b) Jumlah link yang dipilih/diakses (Click-through rate)
c) Jumlah surat elektronik yang diteruskan (Number of e-mails forwarded)
d) Return on investment (ROI)
e) Penambahan data konsumen dalam basis data (Database growth)
f) Jumlah sharing pada sosial media(Number of social shares)
g) Jumlah link yang dipilih untuk membuka web tujuan (Conversion rate (activity on your site generated via email))
b. Membangun basisdata konsumen
Pemasaran menggunakan surat elektronik agar dapat berhasil dengan baik maka kita harus memiliki basisdata(database) konsumen yang setuju untuk dikirimi surat elektronik komersial. Ijin pengiriman surat elektronik kepada konsumen harus didapatkan secara eksplisit jika tidak hal tersebut dapat menyebabkan tindakan melawan hukum yang menyebabkan perusahaan mendapatkan reputasi yang tidak baik karena pengiriman spam mail. Hukum internasional mengenai spam dan komunikasi elektronik bervariasi dan penting untuk diperhatikan. Contohnya di indonesia terdapat undang-undang ITE(Informasi dan Transaksi Elektronik) yang mengatur segala transaksi elektronik. Untuk pedoman promosi dan hak kebebasan pengguna internet dalam bertransaksi dapat dilihat pada alamat http://www.youronlinechoices.com/
Ada beberapa cara untuk mengembangkan basisdata konsumen salah satunya adalah membeli dari perusahaan penyedia basisdata alamat surat elektronik, caranya sangat mudah, yaitu tinggal mencari di Google atau mesin pencari lainnya dengan kata kunci “email databases”. Contoh alamat website penyedia basisdata surat elektronik:
a) http://www.infousa.com/
b) http://www.worldemaildatabases.com/
c) http://dmdatabases.com/
d) http://www.emaildatabase.co.za/
e) https://www.marketscan.co.uk/
f) http://www.specialdatabases.com/
g) http://www.elistxs.com/
Agar kita dapat menjaring data konsumen tanpa harus melanggar hukum yang berlaku. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan yaitu:
1) Tambahkan link "teruskan ke teman" di bagian bawah(footer) surat elektronik untuk mendorong konsumen ikut mendistribusikan informasi kepada teman-temannya. Informasikan juga bahwa semua alamat surat elektronik yang diteruskan akan ditambahkan dan disimpan secara otomatis ke basisdata, lihat Gambar 5.12.
2) Kata sign-up(daftar) dan berlangganan nawala(subscribes newsletter) dipasang ditempat yang mudah dilihat pada halaman website. Pada saat konsumen mengisi formulir pendaftaran berikan penjelasan dengan detail tentang kebijakan privasi dan pengaturan spam agar konsumen dapat menerima surat elektronik yang dikirimkan.
3) Ketika berkomunikasi dengan konsumen baik melalui telepon atau surat elektronik, tawarkan sesuatu yang berharga secara gratis misalkan hadiah voucher, dan tanyakan apakah mereka ingin berlangganan nawala bulanandan pastikan alamat surat elektronik sudah benar dengan memeriksasintaks.
4) Menambahkan kotak berlangganan ke proses checkout website ritel.
5) Gunakan interaksi pada pameran dagang untuk meminta alamat suratelektronik.
6) Meminta alamat surat elektronik ketika konsumen berkunjung ke toko dengan memberikan voucher diskon.
7) Bergabung di sosial media dan memberikan link belangganan nawala sehingga konsumen dapat berlangganan dengan mengisi formulir yang telah disiapkan.
8) Lakukan riset konsumen online, lakukan pendekatan menggunakan suratelektronik, beritahu di mana informasi konsumen tersebut didapatkan dan menjelaskan mengapa Anda menghubungi mereka.
9) Lakukan tes pengiriman surat elektronik untuk dapat dianalisa dan menghasilkan hal yang terbaik untuk konsumen.
10) Meminta ijin konsumen untuk menambahkan alamat surat elektronik dan informasi pribadi mereka kedalam basisdata. Informasikan kepada konsumen apa yang mereka dapatkan dan seberapa sering mereka akan mendapatkannya termasuk apa manfaatnya.
11) Menambahkan link atau opsi unsubscribe dan signature. Link berhenti berlangganan wajib ada disetiap surat elektronik yang dikirimkan. Pada bagian signature harus dapat menginformasikan kepada konsumen bahwa mereka mendapatkan informasi atau berita terbaru, dan menanyakan apakah mereka ingin menerima hal ini. Signature dapat berisi informasi data pengirim, alamat perusahaan, telepon, fax dan alamat website.
Basisdata konsumen harus terus berkembang dan bertambah, terutama data konsumen yang memiliki prospek bagus. Basisdata konsumen tersebut dapat terdiri dari banyak tabel, salah satunya adalah tabel konsumen yang dapat berisikan record-record diantaranya yaitu.
1). Nama lengkap dan Gelar.
2). Tanggal Ijin pengiriman surat elektronik.
3). Sumber ijin.
4). Jenis kelamin.
5). Negara.
6). Alamat.
7). Telepon.
8). Alamat surat elektronik.
9). Tempat dan Tanggal lahir.
10). Frekwensi(seberapa sering konsumen ingin dikirim surat elektronik).
c. Merancang desain dan memilih template.
Surat elektronik yang dikirimkan ke konsumen dapat berbentuk teks saja atau
HTML (hypertext markup language). Surat elektronik yang dibuat dengan menggunakan HTML dapat berisi gambar, huruf, warna dan hyperlink. Dalam membuat surat elektronik untuk pemasaran usahakan semenarik mungkin, jelas, dan sederhana.
Surat elektronik yang diterima oleh konsumen dapat ditampilkan berbeda- beda, tergantung dari aplikasi yang digunakan misalnya Microsoft Outlook,
Apple Mail, BlackBerry Mail atau Gmail, masing-masing aplikasi memiliki pengaturan sendiri dan aturan bisnis tentang apa yang dapat ditampilkan atau yang dianggap sebagai spam. Proteksi Spam sangat tidak ramah untuk surat elektronik yang digunakan untuk pemasaran. Perlu dipahami bagaimana proteksi spam bekerja dan kemudian menghindari beberapa kesalahan umum untuk memastikan bahwa surat elektronik mencapai penerima.
Beberapa aturan yang harus dipatuhi adalah:
1) Gunakan HTML, tanpa CSS, Dalam membuat template surat elektronik gunakan tabel untuk layout, tidak menggunakan CSS untuk pengaturan tampilan. Kode yang dibuat harus sesuai dengan aturan dari W3C (www.w3.org). Membuat desain di Microsoft Word dan kemudian mengekspor kode ke HTML sangat tidak dianjurkan karena spam filter tidak menyukai hasil ekspor dari Microsoft Word ke HTML disebabkan membawa karakter khusus.
2) Mengatur lebar dan jarak setiap sel secara tetap. Ketika hal ini tidak dilakukan, mail klien cenderung membuat surat elektronik sesuai dengan aturan sendiri (default) dan dapat merusak bentuk desain.
3) Jika Anda menggunakan warna latar belakang blok, pastikan untuk menyertakan 100 % lebar tabel untuk menutupi seluruh surat elektronik
4) Typography, Aturlah ukuran font lebih besar dari 9px. Karena font dengan ukuran lebih kecil menjadi sulit untuk dilihat pada beberapa mail klien, Gunakan jenis huruf yang mudah dibaca seperti arial, Teks berwarna atau teks cahaya(glowing) mungkin terlihat secara visual mengesankan, tetapi sulit untuk dibaca dan dapat menyebabkan ketegangan mata konsumen. Jika pada bagian (tulisan) ada hal penting dapat menggunakan penebalan tulisan(Bold).
5) Gambar. Penambahan gambar pada surat elektronik sangat baik dari segi keindahan dan daya tarik tapi pastikan ada “alt” tag untuk semua gambar.
6) Huruf Capitals. Jangan menggunakan huruf kapital, terutama di baris subjek. Karena seperti orang teriak.
7) Uji coba pengiriman surat elektronik. Jangan gunakan kata "test" di baris subjek, terutama ketika mengirim surat elektronik uji coba ke beberapa rekan atau konsumen. Pastikan bahwa administrator sistem tahu bahwa Anda mengirimkan surat elektronik uji coba sehingga mereka dapat memasukan ke dalam daftar putih (surat elektronik tidak dianggap sebagai spam dan diblokir).Uji surat elektronik Anda dalam berbagai aplikasi mail client sebelum dikirim. Server penyedia layanan surat elektronik (ESP) dapat disebut sebagai aplikasi pemasaran surat elektronik. Anda biasanya membayar layanan ini, baik per bulan atau per surat elektronik penerima. Aplikasi ini menyediakan proses langkah demi langkah untuk membuat template surat elektronik tanpa Anda harus tahu HTML. Penyedia layanan pemasaran surat elektronik, seperti MailChimp (www.mailchimp.com), telah diterima oleh penyedia layanan internet (ISP).
Desain surat elektronik merupakan salah satu bagian terpenting yang harus dibuat menjadi satu kesatuan utuh, karena hal ini berdampak pada keberhasilan Anda dalam pemasaran menggunakan surat elektronik. Desain harus terdapat call to action agar konsumen dapat berinteraksi. Ada beberapa pertimbangan dalam mendesain surat elektronik untuk pemasaran diantaranya adalah:
1) Bentuk Tampilan
Penelitian telah menemukan bahwa pengguna membaca atau memindai surat elektronik mengikuti bentuk F (Nielsen, 2006).
2) Layout
Bantu konsumen dengan penataan isi surat elektronik ke dalam segmen, manfaatkan batas atau blok warna untuk menonjolkan dan membagi konten. Sangat penting untuk menyeimbangkan gambar dan teks dalam surat elektronik.
Template surat elektronik adalah layout desain siap pakai yang dapat digunakan untuk surat elektronik. Yang perlu Anda lakukan adalah mengisi kontennya saja. Sangat banyak penyedia layanan surat elektronik yang menawarkan template siap pakai terutama untuk newsletter. Membeli template surat elektronik memiliki keuntungan dan kerugian. Salah satu keuntungannya adalah harga yang murah untuk usaha kecil, fleksibel dan generik, kerugiannya tidak unik dan tidak mewakili brand suatu perusahaan. Jika Anda memilih template, pilihlah template yang paling sederhana sehingga dapat disesuaikan dengan brand perusahaan dan konten yang harus diisikan. Template yang telah dirancang harus dilakukan proses pengujian menggunakan aplikasi pembaca surat elektronik (mail klien/mail berbasis web) sehingga dapat dipastikan surat elektronik tersebut tampil dengan baik. Beberapa alamat penyedia template surat elektronik gratis yaitu:
a. www.constantcontact.com
b. www.mailchimp.com
c. www.graphicmail.com/gm/features/email-templates/
d. www.activecampaign.com/templates/
d. Merancang untuk preview pane
Banyak pengguna surat elektronik menggunakan desktop client dalam mengelola surat elektronik mereka. Mengingat banyaknya jumlah surat elektronik yang diterima setiap hari, maka banyak pula surat elektronik yang tidak dibuka melainkan dilihat dalam panel pratinjau. Hal ini menjadi tantangan bagi pengirim surat elektronik dalam membuat desain agar surat elektronik ditampilkan dengan benar. Penggunaan gambar dan pengaturan tata letak konten harus mempertimbangkan jendela pratinjau karena Preview panel dapat berbentuk vertikal atau horisontal.
Tips untuk merancang untuk preview pane :
a. menentukan lebar surat elektronik, yang terbaik adalah 600px untuk jendela preview pane dan tinggi sekitar 300px
b. Menempatkan logo Anda menonjol dalam bagian kiri atas email dapat meningkatkan citra merek
c. Cobalah untuk memasukkan Call to Action didalam area preview pane . Dengan cara itu, jika konsumen memilih untuk tidak membaca email Anda, mereka masih akan melihat pesan utama Anda
e. Merancang Surat elektronik untuk Telepon Selular
Dengan meningkatnya penggunaan smartphone, semakin banyak orang yang melihat surat elektronik mereka pada smartphone. Di Amerika Serikat, 38,5% dari waktu pengaksesan mobile internet digunakan untuk memeriksa surat elektronik (Nielsen, 2006). Hal ini menjadi sebuah tantangan bagi pemasar karena layar ponsel lebih kecil dari komputer (komputer pribadi) sehingga cara surat elektronik ditampilkan berbeda jauh, tidak hanya itu, perangkat mobile yang beragam, tentunya menggunakan sistem operasi dan aplikasi mobile yang berbeda pula, yang berarti setiap perangkat tersebut memiliki standar pengaturan yang berbeda.
Hal yang paling penting untuk diingat ketika merancang sebuah surat elektronik pemasaran untuk perangkat mobile:
a. Ukuran Layar jauh lebih kecil maka konten harus dibuat sesederhana mungkin dengan call to action yang jelas.
b. Lebar surat elektronik yang ideal 600px. perangkat smartphone ada yang memiliki lebar sekitar 320px (iPhone) dan 480px (Android) jadi ketika Anda menetapkan lebar gambar header harus di bawah 600px. Hindari scrolling horisontal,
c. Buat link pada preheader surat elelktronik dalam bentuk teks yang dapat diklik dan diarahkan ke versi HTML surat elektronik newsletter Anda.
d. Desain surat elektronik Anda dalam sistem grid. Ini berarti konten Anda harus diletakkan dalam blok vertikal dan horizontal sejajar,
e. Sertakan teks alternatif untuk gambar Anda
f. Perangkat mobile yang tidak otomatis mengatur skala surat elektronik Anda ke bawah akan menampilkan konten di sebelah kiri terlebih dahulu. Pastikan bahwa konten Anda yang paling penting ditempatkan di sana.
g. Ukuran Link Tombol kurang lebih 44px agar terlihat baik pada ponsel
h. Banyak perangkat mobile memiliki layar sentuh. Maka penempatan link jangan berdekatan karena akan susah untuk diklik menggunakan jari, Untuk hasil yang baik ukuran link kurang lebih 30 s.d 45px, dengan margin minimal 15px. Dengan jarak link seperti ini , maka akan mudah bagi pengguna layar sentuh untuk menindaklanjuti Call to Action
f. Merancang Call to action
Ketika anda membuat Surat elektronik untuk pemasaran, Jangan lupa
menempatkan call to action, bagian ini berisi interaksi dengan
konsumen. Call to action dapat berupa teks hyperlink (disebut teks
link), atau gambar yang terlihat seperti tombol. Menurut Email
Experience Council, 72% suara dari pemasar surat elektronik, menyatakan
bahwa, tombol lebih baik daripada link teks (Email Experience Council
2007). Misalnya "Pesan Sekarang”.
Salah satu keberhasilan pemasaran menggunakan surat elektronik yaitu isi surat elektronik memiliki nilai penting dan relevan untuk pembaca/konsumen. Konten berharga harus informatif, memberikan solusi bukan masalah, sesuai kebutuhan konsumen. Baik buruknya konten surat elektronik ditentukan oleh konsumen oleh karena itu hal tersebut harus menjadi perhatian khusus para pemsar. Konten surat elektronik dapat berisikan:
1) humor
2) penelitian
3) informasi
4) promosi
5) konten eksklusif
h. Uji Coba
Desain surat elekronik yang telah dibuat harus dilakukan pengujian, hal ini bertujuan agar desain yang telah dibuat dapat tampil dengan sempurna disemua aplikasi (webmail dan mail klien). Surat elektronik dapat diuji di alamat: https://litmus.com/
Ada beberapa komponen surat elektronik yang diujikan jika anda akan
melakukan kampaye yaitu
1) Baris subjek
2) Asal pengirim
3) Waktu pengiriman (hari dan jam)
4) Frekwensi
5) Gambar (statis atau animasi) termasuk rasio antara gambar dan teks
6) Typografy(jenis huruf dan warna)
7) Link dan tombol (Call to action)
8) Personalisasi
9) Berhenti belangganan (Unsubscribe)
10) Halaman yang dituju ketika link di klik (Landing page)
11) Tata letak
Sistem pelacakan surat elektronik menghasilkan statistik yang userfriendly dan
cara pengukurannya mengikuti kinerja kampanye surat elektronik yang meliputi :
1) Jumlah surat elektronik yang dikirim.
2) Jumlah bouncing (surat elektronik yang dikembalikan) .
3) Jumlah surat elektronik dibuka dan surat elektronik sampai, tetapi tidak dibuka .
4) Berhenti berlangganan
5) Teruskan ke teman,
6) Tingkat klik-tayang dan konversi
Beberapa web untuk menguji surat elektronik Anda yaitu:
1) Memeriksa Status web pusat Surat elektronik dapat dilakukan di http://emailstatcenter.com/.
2) Menguji kompatibilatas surat elektronik pada mail klien dan ponsel dapat dilakukan di http://www.emailonacid.com/ atau di www.litmus.com/
3) Memeriksa Spam skor sebuah surat elektronik dapat dilakukan di: http://spamassassin.apache.org.
4) Memeriksa Skor reputasi Sebuah surat elektronik dapat dilakukan diwww.senderscore.org.
5) Memverifikasi surat elektronik agar sesuai dengan aturan privasi
surat elektronik internasional dapat dilakukan di ReturnPath and Trust-e
(www.returnpath.net dan www.truste.com)
i. Distribusi/Penyebaran
Denganmembuat konten bernilai, merancang desain yang tepat dan melakukan pengujian surat elektronik maka keberhasilan kampanye pemasara menggunakan surat elektronik sudah ditangan Anda. Pengujian akan memandu Anda mengetahui kapan waktu yang terbaik untuk mengirim surat elektronik. Hari Senin pagi atau Jumat sore sangatlah tidak tepat, karena hari pertama kerja dan waktunya weekend. Untuk sebagain orang hari Selasa dan Kamis menjadi waktu yang tepat. Hal lain yang harus diperhatikan adalah skor reputasi, Jika skor pengirim termasuk dalam ambang batas ISP(Internet Service Provider), pengirim pesan akan dikirim ke kotak masuk. Jika tidak, surat elektronik pengirim mungkin akan masuk kedalam folder bulk, dan dikarantina, atau bahkan dikembali ke pengirim. Ada suatu sistem otentikasi yang dapat mempengaruhi skor reputasi surat elektronik Anda. Salah satunya adalah Domain Keys Identified Mail (DKIM) dan Domain Name System (DNS). DKIM memastikan bahwa setiap organisasi harus bertanggung jawab atas surat elektronik yang dikirim yang berkaitan dengan domain mereka. Jika penerima telah memberikan izin untuk dikirim pesan pemasaran melalui surat elektronik, maka surat elektronik anda tidak akan dikatagorikan sebagai spam. Pengguna memberikan izin ketika mereka centang kotak yang mengatakan "Ya, kirimkan saya tawaran dari perusahaan Anda melalui surat elektronik".
Komentar
Posting Komentar